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Outil interne — Département de mathématiques et de statistique

📄 Générateur d'examens avec nom, matricule et numéro de table

Génère les PDFs individualisés, les listes de présence et le récapitulatif Excel d'un examen, à partir du dossier exporté de BRIO.

ℹ️ Comment utiliser cet outil (cliquer pour afficher)

Tout se passe dans votre navigateur : aucun fichier n'est envoyé sur un serveur. Suivez les étapes ci-dessous dans l'ordre :

  1. Étape 1 — Fichiers de l'examen : sélectionnez ou glissez le dossier contenant la liste des étudiants (export Brio ou grille de résultats Brio) et le PDF de l'examen (obligatoires), et au besoin la liste des accommodements ou celle des étudiants hors campus. Les fichiers sont reconnus par leur contenu, quel que soit leur nom. Le nom de l'évaluation et le sigle du cours sont détectés dans examen.pdf et proposés en bas de l'étape, modifiables.
  2. Étape 2 — Locaux et répartition : collez le déroulement de l'examen de Brio : locaux, heures et NRC sont repérés automatiquement, et vous cochez les locaux de chaque NRC. Les salles d'accommodement viennent de accommodements.xlsx, et certains étudiants en accommodement peuvent être placés dans un local précis.
  3. Étape 3 — Options d'impression : format des listes de présence, pourcentage de copies vierges, numérotation.
  4. Étape 4 — Vérification : décompte en direct des étudiants par groupe régulier et d'accommodement, des hors campus, des abandons et du nombre de PDF qui seront générés.
  5. Étape 5 — Génération : cliquez sur « Générer et Télécharger le ZIP ». Il contiendra les PDFs, les listes de présence et Recapitulatif_etudiants.xlsx.

Après la génération : pour envoyer automatiquement un courriel à chaque étudiant avec son local et sa place, utilisez envoi_courriels.py (dossier envoi_courriels/ à côté de cette page) avec le Recapitulatif_etudiants.xlsx extrait du ZIP. Voir LISEZMOI.md dans ce dossier pour la marche à suivre complète.

1Fichiers de l'examen
Sélectionnez ou glissez un dossier : l'outil reconnaît chaque fichier d'après son contenu. Un clic dans la zone permet de choisir un dossier ou un fichier ; les fichiers choisis ou glissés un à un s'ajoutent à ce qui est déjà chargé.
i Les fichiers sont reconnus par leur contenu, quel que soit leur nom :

Liste des étudiants — export Brio des inscrits ou grille de résultats Brio, une feuille par NRC (obligatoire)
Examen (PDF) — modèle PDF de l'examen selon le .cls créé par Jérôme Soucy ou Julien Miron (obligatoire)
Accommodements — liste fournie par l'agente de secrétariat (optionnel)
Hors campus — liste examen hors campus du site du SSE (optionnel)
Les fichiers sont reconnus par leur contenu, quel que soit leur nom.
Liste des étudiants obligatoire — export Brio des inscrits ou grille de résultats Brio (.xlsx, une feuille par NRC avec Nom, Prénom et Numéro de dossier). Les abandons (colonne « Statut d'inscription ») sont retirés automatiquement.
Examen obligatoire — modèle PDF de l'examen (gabarit .cls de Jérôme Soucy ou Julien Miron).
Accommodements optionnel — liste fournie par l'agente de secrétariat (NI, heures, local) ; permet d'attribuer des heures et locaux dédiés.
Hors campus optionnel — liste des étudiants hors campus (site du SSE, colonne TypeInscription) ; ces étudiants sont exclus de l'attribution de places.
Cliquer pour sélectionner un dossier ou un fichier, ou glisser ici un dossier ou des fichiers...
Détectés dans examen.pdf dès que le dossier est chargé. Vérifiez-les et corrigez-les au besoin : ils sont imprimés sur la page de couverture de chaque PDF et repris dans le récapitulatif Excel.
2Locaux et répartition des étudiants
Collez le déroulement de l'examen tel qu'affiché dans Brio : les locaux, les heures et les NRC sont repérés automatiquement. Les heures de chaque NRC sont reprises dans le récapitulatif et les listes de présence (les étudiants en accommodement gardent celles de accommodements.xlsx). Si un NRC a plusieurs locaux, ils sont remplis du plus grand au plus petit. Les étudiants en accommodement sont placés dans les salles d'accommodement plus bas.
Dans Brio, section Évaluations, copiez tout le texte de la colonne Déroulement de l'examen (groupes, dates et lieux) et collez-le ici : les locaux de chaque NRC et les heures sont repérés automatiquement.
Vous pouvez aussi ajouter les locaux un à un ci-dessous et cocher les NRC de chacun.
Cochez les locaux attribués à chaque NRC. Un NRC sans local coché est placé dans les locaux qui ne sont attribués à aucun NRC (ou, à défaut, dans tous les locaux).
Si accommodements.xlsx contient une colonne Local, les salles y sont détectées automatiquement et chaque étudiant est placé dans le local indiqué pour lui. Vous pouvez aussi ajouter des salles ci-dessous : elles accueillent, du plus grand au plus petit, les étudiants en accommodement sans local précisé.
Placement manuel de certains étudiants en accommodement (optionnel)
Les étudiants dont le local figure dans accommodements.xlsx y sont placés d'office (mention « fichier »). Les autres sont répartis automatiquement dans les salles d'accommodement ci-dessus. Vous pouvez modifier le local de chacun : une salle d'accommodement, ou un autre local saisi librement (par exemple le Centre d'aide aux étudiants).
3Options d'impression
Réglages fins pour les listes de présence et la numérotation des copies.
Par local : une liste de présence par local utilisé. Par section : une liste par section BRIO, même si une section est répartie dans plusieurs locaux.
Des copies supplémentaires non attribuées à un étudiant, à prévoir pour les retardataires ou imprévus (ex. 2,5 % = environ 3 copies pour 100 étudiants).
Le premier numéro imprimé sur les examens et les places. Laissez à 1 sauf si vous poursuivez une numérotation déjà commencée.
Si coché, chaque local recommence sa propre numérotation au lieu de continuer la séquence globale.
4Vérification
Décompte mis à jour en direct à partir des fichiers chargés et des options choisies. Vérifiez-le avant de générer.
5Génération
Vérifiez les étapes précédentes, puis générez le ZIP final. Selon le nombre d'étudiants, l'opération peut prendre de quelques secondes à quelques minutes.
Initialisation...
Le ZIP contient : les PDFs d'examen personnalisés, les listes de présence et listes_presence/Recapitulatif_etudiants.xlsx. Ce dernier fichier sert ensuite à l'envoi des courriels de convocation (voir le guide en haut de page).